Konkurs „Miasto z klimatem – najlepszy zrealizowany projekt” i zasady udziału w nim określone są w specjalnym regulaminie. Aktualnego regulaminu należy szukać na oficjalnych stronach internetowych konkursu (przypominamy, że to nie jest oficjalna strona konkursu). Jakie są najważniejsze regulacje, które zawiera regulamin, opisujemy poniżej.
Na wstępie regulamin stanowi, że konkurs „Miasto z klimatem – najlepszy zrealizowany projekt” organizuje Minister Klimatu, a udział w nim mogą wziąć gminy miejskie albo miejsko-wiejskie znajdujące się na terytorium Polski. Następnie w dokumencie określony jest cel konkursu, czyli promowanie takich rozwiązań, które mają pozytywny wpływ na komfort życia mieszkańców i działają na rzecz ochrony klimatu bądź wzmocnienie odporności miast na skutki zmian klimatycznych.
Regulamin konkursu określa następnie, że do udziału w akcji mogą być zgłaszane inwestycje już zrealizowane przez miasta i odpowiadające celom konkursu, przy czym muszą one wpisywać się przynajmniej w 1 z 4 wymienionych obszarów tematycznych: rozwój błękitnej i zielonej infrastruktury (także retencja wody), zrównoważony transport, gospodarka w obiegu zamkniętym oraz zrównoważone budownictwo. Co ważne, żeby udział w konkursie jest możliwy tylko wtedy, gdy samorząd zgłosi 2 realizacje - po 1 z 2 różnych obszarów. Regulamin informuje też, że w konkursie mogą brać udział tylko inwestycje oddane do użytku od 1 stycznia 2017 r. i jednocześnie nie później jak na 3 miesiące przed ogłoszeniem konkursu. Ponadto konkurs realizowany jest w 2 kategoriach, tj. dla inwestycji z miast powyżej 100 tys. mieszkańców i z miast mniejszych.
W regulaminie opisane jest również, w jaki sposób można przystąpić do konkursu, jak złożyć formularz rejestracyjny, kto może go podpisać i jakie załączniki należy do niego dodać. Określone są też szczegółowe wymogi dotyczące wniosków konkursowych. Jak zaznaczono w regulaminie, dane miasto ma prawo złożyć nie więcej jak 1 wniosek konkursowy. Konkurs „Miasto z klimatem – najlepszy zrealizowany projekt” jest przy tym konkursem nieodpłatnym.
W osobnym paragrafie regulamin określa, kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie konkursu, przyjmowanie i sprawdzanie wniosków konkursowych i informowaniu na temat wydarzenia.
„Miasto z klimatem – najlepszy zrealizowany projekt” jest, jak stanowi regulamin, konkursem trzyetapowym. Na pierwszym etapie dokonywana jest ocena formalna wniosków konkursowych, na drugim etapie - ocena merytoryczna, a na trzecim etapie przygotowywana jest lista zwycięzców i wyróżnionych. Regulamin określa, kto odpowiada za realizację poszczególnych etapów, w jaki sposób zostanie podjęta decyzja o wynikach konkursu i jakie są kryteria stosowane przy ocenie wniosków konkursowych.
Zgodnie z regulaminem w każdej kategorii przewidziano 3 nagrody główne i 2 wyróżnienia, choć dopuszczano również możliwość zmiany tych liczb. Regulamin konkursu wymienia też, jakie nagrody otrzymają laureaci konkursu: statuetkę, dyplom i opublikowanie informacji o inwestycji m.in. w „Podręczniku Dobrych Praktyk”. Jak określono, publikacja ta zawierać ma opis nagrodzonych i wyróżnionych inwestycji i jak stanowi regulamin, ma mieć charakter wydawnictwa elektronicznego przeznaczonego do wykorzystania przez różne miasta w Polsce.
Regulamin konkursu w swojej końcowej części zawiera postanowienia dotyczące praw autorskich, licencji, przetwarzania danych osobowych oraz postanowienia końcowe.